Welkom op IJburg; Welkom op De IJbrug, de website voor en door IJburgers.
Nieuws Fora Wat is Waar? Werkgroepen Projecten Verenigingen Bewoners - Kaart Links Help
Zoeken
in:
Zoek een woning op IJburg

Notulen 4 November 2004

afdrukken
Verslag Vergadering Zomers Buiten en bestuur beheervereniging 9A en 27A
4 november 2004
locatie: IJ-Delta aan de IJburglaan
tijdstip: 20.00 uur

Aanwezig: Marjo Schlaman (voorzitter), Elsbeth Boeker en Mark van Meel namens beheervereniging 27a. Charles Dams en Tom van der Wel (notulen) namens beheervereniging 9a. Kenneth Edam namens Zomers Buiten


0. Opening

De voorzitter opent de vergadering met uitleg voor de reden van de bijeenkomst. Onder de besturen van de beide beheerverengingen en de bewoners is ongerustheid over de wijze waarop het beheer gestalte krijgt. Het is niet duidelijk of er wat gebeurt aan beheer en wie daarvoor verantwoordelijk is. Men is niet tevreden over de activiteiten van beheerder Zomers Buiten. Omdat het al een tijdje geleden is dat de verenigingen zijn opgestart wil men op korte termijn resultaten zien of afspraken maken om tot die resultaten te komen. In het licht van de verlenging van het contract met Zomers Buiten in maart willen de verenigingen graag weten waar ze aan toe zijn.

Ook Kenneth Edam geeft aan niet tevreden te zijn over de ontwikkelingen ten aanzien van het beheer. Als één van de oorzaken geeft hij aan de fusie tussen Zomers Buiten en de Woonmaatschappij uit Haarlem. Die overdracht van werkzaamheden naar een op te richten centrale VvE- afdeling en verhuizing van afdelingen is er de oorzaak van dat het inwerking stellen van het beheer voor 27a tussen wal en schip is gekomen



1. Inrichting parkeerplaats(en)

Uitkomst inventarisatie bij eigenaars parkeerplaatsen

De bewoners van de blokken 9a en 27a is door het bestuur gevraagd een voorkeur kenbaar te maken voor de herinrichting van de parkeerhoven. In meerderheid gaat de voorkeur uit naar een mechanisch/elektrisch hek. Slechts enkele bewoners waren voor klapbeugels. Bewoners Jan Faas van Mattenbiesstraat 13 en Martijn van den Dobbelsteen van Zwanebloemlaan 22 zullen met een eigen voorstel komen. Dit voorstel zal vergezeld gaan van een kostenraming en de effecten voor het onderhoud zullen worden doorgerekend. De plannen worden 10 november bij het bestuur ingeleverd.

In kaart brengen van de (extra) kosten & geluidsoverlast door plaatsen van mechanisch hek

Kenneth Edam heeft laten berekenen wat de effecten van de varianten hek en klapbeugels zijn op de onderhoudsbegroting.
De variant hek komt op maandbasis 1 euro goedkoper uit dan de slagboom. Hierbij is, gezien de verwachtte levensduur, geen reservering opgenomen voor vervanging van het hek.
Klapbeugels zijn nog een paar dubbeltjes goedkoper. Dit wordt veroorzaakt door een verminderde afname van elektriciteit. Voor de klapbeugel is wel een reservering opgenomen voor vervanging. In de berekening is uitgegaan van het meest luxe model (ca €200,-)

Beide varianten kennen geen aanschafkosten omdat IJdelta alles betaalt. Wanneer we een eigen ontwerp willen uitvoeren komen de kosten wel ten laste van de beheervereniging.

Van verschillende kanten worden vragen gesteld over de te verwachten geluidsoverlast en storingsgevoeligheid van het hek. Dit moet worden uitgezocht voordat we een beslissing nemen

ACTIE: Elsbeth Boeker neemt contact op met dhr Koopman van IJDelta om inzicht te krijgen in geluidsoverlast en storingsgevoeligheid

Verdere planning

Nadat de punten zijn uitgezocht kan een algemene ledenvergadering een beslissing hierover nemen. Omdat binnen beide verenigingen een meerderheid van de erfpachters van de parkeerplaatsen een voorstel moet steunen zal er een gezamenlijke vergadering plaats vinden. Deze vergadering zal plaatsvinden op dinsdag 7 december a.s. Ter voorbereiding van deze vergadering komen de besturen nogmaals met Zomers Buiten bij elkaar op maandag 22 of dinsdag 23 november.

2. Kwaliteit van de uitvoering van beheertaken door Zomers Buiten

Hekwerk achterpaden (reparatie & aanbrengen van drangers etc.)

De toegangshekken naar de achterpaden worden steeds slechter. Door verzakking sluiten ze niet of slecht. Volgens Kenneth Edam is er een toezegging van dhr Blokker van SBB dat het nu aangepakt gaat worden. De aanpak komt er op neer dat er een stalen plaat onder het portaal wordt geplaatst waarop de verticale delen worden bevestigd. Hierdoor kunnen de palen niet meer ten opzichte van elkaar kunnen bewegen. Het verzoek om drangers toe te passen stuit op technische problemen. Zomers Buiten zal SBB wel verzoeken om dempers te plaatsen ten einde de geluidsoverlast te beperken. Tom van der Wel voegt hier aan toe dat gekeken moet worden naar de plaatsing van de cilinder aan de buitenzijde van het hek. Hier is gevaar voor het bezeren van vingers.

ACTIE: Zomers Buiten dringt bij SBB aan op spoed en ziet toe op toepassing van dempers en een oplossing voor het probleem met het gevaar voor de vingers.

ACTIE: Tom van der Wel legt contact met bewoners van blok 33b, die dezelfde hekken gebruiken, om hen in te lichten van onze problemen met de hekken.

Verlichting parkeerplaatsen

Er zijn diverse problemen met de verlichting op de parkeerplaatsen. Zomers Buiten en gemeente wijzen naar elkaar als het gaat om de verantwoordelijkheid. Voor deze vergadering staat buiten kijf dat de beheerverenigingen verantwoordelijk zijn voor de verlichting op de parkeerplaatsen.

Een ander probleem is de overlast die de lampen geven vanwege de felheid van de lichtinval. Een aantal mogelijk oplossingen is besproken, onder andere:
- Andere kap
- Kap gedeeltelijk verduisteren
- Ander type gloeilamp (met verduisteringskant)

Edam merkt op dat het afschermen van de lampenkap geen mooie uitstraling zal geven en dat het verduisteren en/of veranderen van de lichtuitstraling mogelijk stuit op bezwaren als er sprake is van het keurmerk veilig wonen

We zijn er niet uitgekomen maar Zomers Buiten neemt het in onderzoek

ACTIE: Zomers Buiten komt binnen twee weken met een voorstel om de overlast van de verlichting van de parkeerhoven te beperken.

Verzakking achterpad 27a

Bij de nummers Zwanebloemlaan 278/280 is ten gevolge van de regenval het achterpad verzakt

ACTIE: Zomers Buiten verhelpt binnen 2 weken de verzakking van het achterpad ter hoogte van Zwanebloemlaan 278/280

Versturen facturen naar leden & declaratie kosten.

De erfpachters van 9a hebben reeds 3 facturen voor de contributie ontvangen (juni, 3e en 4e kwartaal 2004). Blok 27A heeft nog helemaal niets ontvangen. De oorzaak ligt er volgens Kenneth Edam in dat is geprobeerd 27a direct te laten meedraaien in de Centrale VVE administratie. Dat is kennelijk niet gelukt. Een betalingsregeling zal per brief aan de bewoners worden voorgesteld.

Inmiddels is een incassocontract met de Postbank rond voor blok 9a en 27a. Zodat met ingang van eerste kwartaal 2005 de contributie via incasso kan worden geregeld.
Zomers Buiten zal de leden hierover informeren

ACTIE: Zomers Buiten stelt een conceptbrief op over incasso en contributie die uiterlijk vrijdag 12 november aan de bestuursleden wordt gemaild

ACTIE: Zomers Buiten start na goedkeuring van de brief de inning van de contributie t/m het 4e kwartaal 2004 voor blok 27a

De verstuurde factuur van Zomers Buiten aan BHV 9a voor de administratiekosten was niet compleet. Het aandeel voor de parkeerplaatsen ontbrak. Zomers Buiten zoekt uit hoe dit kan en zorgt voor het versturen van de facturen.

ACTIE: Zomers Buiten corrigeert de factuur voor de administratiekosten voor blok 9a

ACTIE: Tom van der Wel controleert de laatst ontvangen ledenlijst van blok 9a met de informatie zoals die tijdens de inventarisatie is verkregen en geeft eventuele verschillen door aan Zomers Buiten

Met betrekking tot het probleem van de onvolledigheid van de ledenlijsten en het niet(tijdig) versturen van het informatiepakket aan nieuwe leden merkt Edam op dat Zomers Buiten daar zelf ook last van ondervind in het voeren van de administratie. Het belangrijkste knelpunt hierbij is dat partijen (verkopende partij en/of notaris) niet hun plicht nakomen om de mutatie te melden aan de administrateur. Het natrekken van mutaties via het kadaster is wel mogelijk voor Zomers Buiten, maar het kost geld. Het is zonde als deze kosten ook nog moeten drukken op de beheervereniging

3. Communicatie tussen Zomers Buiten en bestuur 9A en 27A

Om de communicatie te verbeteren worden 2 termijnen afgesproken waarin Zomers Buiten reageert op e-mails en brieven van de besturen. Een reactie (ontvangstbevestiging, in behandeling genomen, doorgestuurd naar etc) wordt maximaal binnen 3 werkdagen gegeven. De afhandeling van een punt mag maximaal 2 weken in beslag nemen.

De foute notulen van de oprichtingsvergadering 27A zijn inmiddels gecorrigeerd en verspreid onder de leden.

4. Toekomstperspectief en wijze van samenwerken

Afspraken voor verbetertraject en data realisatie

De vergadering heeft er vertrouwen in dat wanneer de eerder genoemde actiepunten worden aangepakt er een basis ligt voor samenwerking in de toekomst.
De besturen hebben zichzelf ten doel gesteld daar waar mogelijk de contributie te verlagen. Dit kan betekenen dat delen van de beheerstaken uit de overeenkomst met Zomers Buiten worden gehaald. Of dat er met een andere VVE beheerder gewerkt gaat worden.

Vanuit Zomers Buiten verandert er ook het één en ander. Na de fusie komt er een centrale VVE afdeling. Dit gaat 1 januari in. De rechtsopvolger zal daar binnenkort alle aangesloten VVE’s en Beheerverenigingen van op de hoogte stellen. Op dat moment krijgen deze ook de mogelijkheid de samenwerking te beëindigen.

ACTIE: Zomers Buiten of haar rechtsopvolger stelt de beheervereniging officieel op de hoogte van de wijzigingen ten gevolge van de fusie

Meerjarenbegroting

Gezien de omvang van dit punt is het naar een later tijdstip verplaatst.


Verhouding verantwoordelijkheden en taken van bestuur en Zomers Buiten

Er is onder ander onduidelijkheid over het geven van werkopdrachten en het accorderen van facturen daaromtrent.

De regel is dat bij klachten wordt gekeken of een vakman (van Zomers Buiten) of een aannemer moet worden ingezet ingezet. De vakman declareert zijn uren en de aannemer factureert. Zolang deze taken tot het normale (geplande) onderhoud behoren gaan facturen niet voor akkoord langs de penningmeester. Controle vindt plaats door de kascontrolecommissie na de jaarafsluiting. Onder de nieuwe VVE afdeling zal worden bezien of het dan mogelijk is kwartaaloverzichten van de financiële situatie te maken.

Ten aanzien van het probleem met de niet op de riolering aangesloten putten wordt opgemerkt dat de kosten voor de ontstoppingsdienst (RRS) en onderhoud Zomers Buiten moeten worden verhaald op de verantwoordelijke te weten Smits Bouw Bedrijven.

ACTIE: Zomers Buiten zoekt uit of kosten reiniging riolering kunnen worden verhaald op Smits Bouw Bedrijven

Met blok 27a is indertijd afgesproken dat facturen boven €5000,- eerst door het bestuur geaccordeerd moeten worden. Met 9a zijn hierover geen afspraken gemaakt maar het bestuur vind €5000,- wel een erg hoge grens. Dit moet later nog eens besproken worden.

Voor dagelijkse uitgaven kunnen de penningmeesters een kleine kas instellen. De aanvraag voor een storting (bijv €100,-) hierin kan worden gestuurd aan Andre Glinthuis. De penningmeesters houden zelf de bonnetjes bij.

ACTIE: Penningmeesters richten een kleine kas in


5. Rondvraag

Wanneer zijn de notulen af?

ACTIE: Tom stuurt notulen en actiepuntenlijst uiterlijk een week na de vergadering naar de deelnemers. Na versturen zijn er 3 werkdagen voor reacties en wijzigingen dan worden de notulen op de website (www.ijbrug.nl) geplaatst.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.40

Volgende vergaderingen

22 of 23 november voorbereiding gemeenschappelijke ledenvergadering
7 december gemeenschappelijke ledenvergadering



Gemaakt door: tvanderwel laatste wijziging: maandag 15 of November, 2004 UTC [20:45:53] door tvanderwel



Nieuwe opmerking toevoegen
Verplicht
grote grijns verward interessante huilt eek kwaadaardig uitdrukking fronsen idee lol kwaad mr groen neutraal vraag razz aangelopen roltogen droevig lacht verrast ziekelijk knipoog pijl
Willekeurige afbeelding



Gebruik [http://www.foo.com] of [http://www.foo.com|omschrijving] voor koppelingen.
HTML-labels zijn niet toegestaan in opmerkingen.

Aanmelden
[ registreren | Ik ben mijn wachtwoord vergeten ]
Aanmelden
75 online gebruikers

TiBiT

De Brug
reklame
Bovenstaande blokjes zijn reklame. Lees hier meer over reklame.
Nedstat Basic - Free web site statistics Greenhost webhosting
rss Wiki rss Blogs rss Nieuws rss Foto's rss Bestandgalerijen rss Forums rss Landkaarten
[ Uitvoertijd: 0.06 sec ]   [ Geheugengebruik: 3.00MB ]   [ 28 database vragen gebruikt ]   [ GZIP Disabled ]   [ Serverbelasting: ]